Management-Assistenz – kompetent und selbstbewusst

Ausgangssituation
Chefsekretär:innen in Verbänden und Organisationen nicht nur der Caritas erleben einen Wandel ihres beruflichen Umfeldes. Das Berufsprofil entwickelt sich immer mehr von der qualifizierten Sekretärin hin zur/zum „unternehmerischen" Vorgesetzten-Assistent:in. Dabei erwarten Vorgesetzte professionelle, vorausschauende und selbständige Zu­Arbeit. Verantwortungsvolle und eigenständige Aufgabenbereiche, sowie die aktive Mitgestaltung von Entwicklungsprozessen in der Organisation, treten dadurch immer häufiger in den Vordergrund.
Neben den klassischen organisatorischen und repräsentativen Kompetenzen, gewinnen so Fähigkeiten in Kommunikation und „Management" zunehmend an Bedeutung. Kontakt- und Konfliktfähigkeit sind Voraussetzungen, um im ,,Vorzimmer" oftmals exponiert und häufig im Spannungsfeld verschiedener Interessen und Erwartungen, sicher agieren zu können. Um den Erwartungen an Effizienz und Ergebnisorientierung von Vorgesetzten, Mitarbeitenden, Gremienvertreter:innen und anderer Anspruchsgruppen professionell entsprechen zu können, ist gutes Selbstmanagement wesentliche Voraussetzung. Dabei geht es um die Entwicklung der beruflichen Rolle mit dem Ziel eines sicheren und authentischen Auftretens.
Dieser Kurs wendet sich an leitende Mitarbeiter:innen aus Sekretariaten, Büroleitungen von Geschäftsführungen, Abteilungsleitungen und Vorständen.

Zielsetzung
Mit unserem Kurs unterstützen wir Sie dabei, den konkreten Anforderungen Ihres Assisten:innen-Alltags gerecht zu werden und mit Kolleg:innen über organisatorische Fragestellungen ebenso zu reflektieren wie über die Entwicklung der eigenen beruflichen Rolle. Bei der gemeinsamen Erarbeitung neuer, individueller Konzepte können folgende Ausgangsfragen hilfreich sein:

• Was sind die konkreten Anforderungen an „gute Assistenz" angesichts der sich verändernden Arbeitswelten gegenwärtig und zukünftig?
• Wie unterstütze und entlaste ich meinen Chef/Chefin in seiner Führungsrolle professionell und als respektierte/r Ansprechpartner:in im Unternehmen?
• Wie gestalte ich meine Mittlerrolle zwischen meinem Chef/meiner Chefin, Kolleg:innen und Team?
• Wie gehe ich mit Widerständen, Konflikte und schwierigen Gesprächspartner:innen souverän um?
• Wie kann ich meine eigene Position als Assistent:in bei der Fülle unterschiedlichster Ansprüche finden und in Balance bleiben?

Inhaltliche Ziele des Kurses
Mich sicher in der Organisation und meiner Rolle bewegen, heißt:

• Orientierung in den Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Rolle der Management-Assistenz
• Führungsprinzipien, Organisationsstrukturen und Abläufe verstehen
• Managementaufgaben zur Entlastung des Chefs/der Chefin wahrnehmen
• Beziehungen in der Mittlerrolle zwischen Vorgesetzten, Kolleg:innen und Teams positiv gestalten
• Professionell und wertschätzend mit Vorgesetzten, Kolleg:innen und externen Kooperationspartner:innen kommunizieren; Kommunikationstechniken wie Feedback und aktives Zuhören anwenden können
• Im Spannungsfeld der Anforderungen aus dem eigenen Selbstverständnis heraus handeln können.

Lernansatz

• Eigenarbeit, Partner:innengespräche, Kleingruppen und Plenum
• Fallbesprechung über kollegiale Beratung
• Vernetzung, Zusammenarbeit, Kooperative Teamarbeit (Common Space) als Grundprinzipien unserer Arbeit im Workshop an Ihren Anliegen aus Ihrem Arbeitsalltag
• Strukturiertes, effizientes Arbeiten bei gleichzeitig hoher Selbststeuerung
• Grundannahme ,Die Lösungen sind im System vorhanden'

Arbeitsformen

• Präsenzveranstaltungen
• Online-Veranstaltungen
• (Online)Arbeitsgruppen
• Individuelles Coaching
• Organisationserkundung
• Eigene kursbegleitende Projektarbeit
• Transfersicherung und Lernbegleitung über das Seminar hinaus
• Feste Peergruppen zur gegenseitigen Reflexion, u.a. der Projektarbeit

Lernorganisation
Der Kurs gliedert sich in drei Kursabschnitte mit insgesamt acht Kurstagen. Der erste und der dritte Abschnitt werden als Präsenzveranstaltung in Freiburg, der zweite Abschnitt als Online-Seminar durchgeführt. Zur möglichen Vertiefung der Thematik bietet sich das Aufbauseminar „Management-Assistenz – Praxis!" an, welches jährlich in Freiburg durchgeführt wird und den Absolvent:innen des Management-Assistenz Kurses vorbehalten ist.

Technische Voraussetzungen für den 2. Abschnitt online

Technische Voraussetzungen
Sie benötigen für die Teilnahme am Online-Abschnitt einen PC/Laptop mit Kamera, Mikrofon/Lautsprecher (eingebaut oder extern) und einer aktuellen Browser-Version sowie eine stabile Internetverbindung.
Bitte sorgen Sie außerdem für eine konzentrierte Lernumgebung, in der Sie aus Gründen der Vertraulichkeit ohne Anwesenheit von Dritten arbeiten können. Teilnehmende aus derselben Organisation bitten wir um jeweils einzelne Bildschirmarbeitsplätze, um die Bildung von Arbeitsgruppen zu ermöglichen.
Sie erhalten den Link zur Einwahl in die Online-Veranstaltung rechtzeitig vor Beginn per E-Mail.

Anmeldung und Zulassung
Bitte melden Sie sich mit dem Online-Formular an. Die Zulassung erfolgt in der Reihenfolge der Anmeldung. Die separate Buchung von einzelnen Kursabschnitten ist nicht möglich.
Teilnehmendenzahl min./max.: 10/18
Wird die Mindesteilnehmendenzahl nicht erreicht, behält sich die Akademieleitung vor, die Veranstaltung nur mit einer Dozent:in durchzuführen oder abzusagen.
Bei weniger als zwölf Anmeldungen reduziert sich die Kursleitung auf eine Person.

Termine und Ort
1. Abschnitt: 14. – 16. Oktober 2024 von 14:30 Uhr bis 12:30 Uhr

2. Abschnitt online:
18. November 2024 von 09:00 Uhr bis 12:30 Uhr
19. November 2024 von 09:00 Uhr bis 12:30 Uhr und von 14:00 bis 16:30 Uhr

3. Abschnitt: 15. – 17. Januar 2025 von 14:30 Uhr bis 12:30 Uhr

Der erste und der dritte Kursabschnitt finden im Caritas-Tagungszentrum in Freiburg statt.

Die separate Buchung von einzelnen Kursabschnitten ist nicht möglich!

Kosten und Zahlungsmodalitäten
Teilnahmegebühr:
1. Abschnitt: 755,00 €
2. Abschnitt: 389,00 €
3. Abschnitt: 755,00 €
Teilnahmegebühr insgesamt: 1.899,00 €

Zu den Teilnahmegebühren der Abschnitte 1 und 3 kommen noch die Kosten für Unterkunft und Verpflegung:
1. Abschnitt: 274,00 €
3. Abschnitt: 274,00 €
Unterkunft/Verpflegung insgesamt: 548,00 € (Stand: März 2024)
(Verpflegung ohne Übernachtung: 266,00 €)

Die Preise richten sich nach der gültigen Preisliste des Tagungshauses, eine Preiserhöhung ist daher möglich. Die Übernachtungssteuer der Stadt Freiburg ist im Übernachtungspreis bereits enthalten.

Die Teilnahmegebühr sowie die Kosten für Unterkunft und Verpflegung werden vor Beginn der Veranstaltung (bzw. eines Kursabschnittes) durch die Fortbildungs-Akademie in Rechnung gestellt.

Für Ihre Teilnahme gibt es verschiedene Fördermöglichkeiten. Mehr dazu finden Sie auf unserer Homepage www.caritas-akademie.de. Bitte beachten Sie, dass eine von Ihnen beantragte Förderung zunächst mit der Teilnahmegebühr verrechnet wird. Sollte diese Förderung nicht bewilligt werden, wird Ihnen der Differenzbetrag zur vollen Teilnahmegebühr nachträglich in Rechnung gestellt!